PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeacion, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de Gestión Documental
PRODUCCIÓN
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el tramite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
GESTIÓN Y TRAMITE
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculación a un tramite la distribución incluida las actuaciones o delegaciones la descripción (metadatos), la disponibilidad recuperación y acceso para la consulta de los documentos el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
ORGANIZACIÓN
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificación, ubicarlo en el nivel adecuado ordenado y describirlo ordenadamente.
TRANSFERENCIA
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo y verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conservación, los metadatos técnicos de formatos, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Hace
parte de la metodología de la gestión documental, Consiste en las actividades o
acciones dirigidas a los documentos producidos en una entidad durante su
administración con el fin de proporcionarles y asegurarles su correcta
preservación en el tiempo. La preservación a largo plazo es aplicable a
documentos en soportes electrónicos y digitales.
La preservación comprende las medidas y estrategias encaminadas al aseguramiento de la integridad del documento. Este proceso evita la alteración y el deterioro en los documentos.
¿Cuáles son los beneficios de la preservación a largo plazo?
· Contribuye a mantener respaldo de los documentos
· Sirve para la seguridad de los documentos
¿A cuáles tipos de soporte es aplicable la preservación a largo plazo?
· Documento electrónico
· Documentos digitales
VALORACION DOCUMENTAL
Consiste en la etapa de tratamiento archivístico donde se realizan acciones de análisis y también se determinan los valores primarios y los valores secundarios de las series documentales, definiendo los tiempos de la transferencia, accesibilidad, conservación y también abarca la eliminación total de los documentos.
· Contribuye a facilitar el manejo de los documentos
· Permiten la correcta administración
· Aseguran la conservación de los documentos
· Contribuye a controlar la producción y el trámite de los documentos
· Ayudan a facilitar la organización de los documentos
DISPOSICIÓN FINAL
Consiste
en realizar acciones de selección dirigidas a los documentos en cualquier fase
del ciclo vital, encaminadas a su
conservación de manera temporal, permanente o su eliminación de acuerdo a lo
registrado en los instrumentos archivísticos
TRD y TVD.
Las etapas de la disposición final son:
- ·
La conservación total
- ·
La eliminación de los
documentos
- ·
La selección de documentos
- ·
La microfilmación o
digitalización
Beneficios
- ·
Hace posible mantener control
sobre grandes cantidades de documentos
- · Determinar el destino final de los documentos
No hay comentarios.:
Publicar un comentario