PASOS PARA IMPLEMENTAR EL PGD DE UNA EMPRESA

 

                  PASOS PARA  EL PGD  DE UNA EMPRESA

Definición: Es el instrumento archivistico que formula y documenta a corto,median y largo plazo,el desarrollo sistemático de los procesos archivisticos,encaminados a la planificación ,procesamiento,manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad,desde su origen hasta su destino final,con el objeto de facilitar su utilización y conservación.Este debe ser aprobado,publicado,implementado y controlado.

BENEFICIOS

• Reduce el volumen de documentos innecesarios de la Empresa.
• Administra la información plasmada en los documentos.
• Apoya la transparencia de los documentos.
• Brinda alineamientos en materia de gestión de documentos,para la planeacion,diseño y operación de la información.
• Se aprovechan las tecnologías,la información y las comunicaciones de la entidad.
• Presta adecuados servicios al archivo.
• Tiene acceso al publico.

REQUERIMIENTOS

La legislación archivista general y especifica que le aplique a la entidad acorde con su objetivo misional,sus necesidades,sus proyectos y el contexto documental en el cual opere.

• Normativos
• Económicos
• Administrativos
• Gestión de Cambio

LINEAMIENTOS

Acorde con el decreto 2609 del 2012 se hacen los procesos de Gestión Documental donde están incluidas las etapas de creación mediante el articulo 7 del mismo decreto estos lineamientos requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.

FASES DEL PGD

Estas fases de implementacion  se deben hacer a corto,mediano y largo plazo y esta bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad,en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces.Son importantes estas fases por que se coloca en marcha el programa de Gestión Documental en las entidades.