Instrumentos Archivísticos

 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 

¿Qué son?

Son herramientas que poseen objetivos específicos, su finalidad es servir de soporte y apoyo en el desarrollo y puesta en funcionamiento de la gestión documental y la labor del archivo en las empresas o entidades.

¿Cuáles son?

👉Tabla de retención documental TRD

 👉 Inventario Documental

👉Cuadro de Clasificación Documental CCD

 

                 

👉Modelo de Requisitos

👉Banco Terminológico Banter

Video sobre los Instrumentos Archivísticos 👇

Nombres de las integrantes: 

👉 Luisa Fernanda Pérez Moreno  👩

👉 Luz Marina Tascón Corrales 👩

👉 Ruth Pedraza Martínez 👩

Pyme: Maxiguantes sas

Ficha: 1904051

Clases de expedientes en la Gestión Documental

 

TIPOS DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante un proceso de digitalización.

EXPEDIENTE VIRTUAL

Conjunto de documentos relacionados con un mismo tramite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero que pueden ser gestionados archivisticamente, hasta que sean unificados mediante procedimientos tecnológicos seguros.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Conjunto de documentos electrónicos

Indice Electrónico

Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada de acuerdo con la metodología reglamentada para tal fin.

Foliado electrónico 

Asociación de un documento electrónico a un indice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

EXPEDIENTE HÍBRIDO

                                                                          

Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos o electrónicos, que a pesar de estar separados, forman una sola unidad documental por razones del tramite o la actuación.

EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITAL IZADO

Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante un proceso de digitalizacion.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de principios y políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo, orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

PASOS PARA IMPLEMENTAR EL PGD DE UNA EMPRESA

 

                  PASOS PARA  EL PGD  DE UNA EMPRESA

Definición: Es el instrumento archivistico que formula y documenta a corto,median y largo plazo,el desarrollo sistemático de los procesos archivisticos,encaminados a la planificación ,procesamiento,manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad,desde su origen hasta su destino final,con el objeto de facilitar su utilización y conservación.Este debe ser aprobado,publicado,implementado y controlado.

BENEFICIOS

• Reduce el volumen de documentos innecesarios de la Empresa.
• Administra la información plasmada en los documentos.
• Apoya la transparencia de los documentos.
• Brinda alineamientos en materia de gestión de documentos,para la planeacion,diseño y operación de la información.
• Se aprovechan las tecnologías,la información y las comunicaciones de la entidad.
• Presta adecuados servicios al archivo.
• Tiene acceso al publico.

REQUERIMIENTOS

La legislación archivista general y especifica que le aplique a la entidad acorde con su objetivo misional,sus necesidades,sus proyectos y el contexto documental en el cual opere.

• Normativos
• Económicos
• Administrativos
• Gestión de Cambio

LINEAMIENTOS

Acorde con el decreto 2609 del 2012 se hacen los procesos de Gestión Documental donde están incluidas las etapas de creación mediante el articulo 7 del mismo decreto estos lineamientos requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.

FASES DEL PGD

Estas fases de implementacion  se deben hacer a corto,mediano y largo plazo y esta bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad,en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces.Son importantes estas fases por que se coloca en marcha el programa de Gestión Documental en las entidades.

Procesos en la Gestión Documental

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión Documental en diferentes entidades deben contar con diferentes procesos desde que nace o se crea un documento hasta que muere o se destruye este debe pasar por ciertas fases, Dichas fases lo que vienen a demostrar es la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento tanto para las personas como para las organizaciones que lo generan y que posteriormente preservan, o destruyen.

 

PLANEACIÓN

Conjunto de actividades encaminadas a la planeacion, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de Gestión Documental

PRODUCCIÓN

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el tramite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

GESTIÓN Y TRAMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculación a un tramite la distribución incluida las actuaciones o delegaciones la descripción (metadatos), la disponibilidad recuperación y acceso para la consulta de los documentos el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

ORGANIZACIÓN

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificación, ubicarlo en el nivel adecuado ordenado y describirlo ordenadamente.

TRANSFERENCIA

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo y verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conservación, los metadatos técnicos de formatos, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Hace parte de la metodología de la gestión documental, Consiste en las actividades o acciones dirigidas a los documentos producidos en una entidad durante su administración con el fin de proporcionarles y asegurarles su correcta preservación en el tiempo. La preservación a largo plazo es aplicable a documentos en soportes electrónicos y digitales.

La preservación comprende las medidas y estrategias encaminadas al aseguramiento de la integridad del documento. Este proceso evita la alteración y el deterioro en los documentos.  

¿Cuáles son los beneficios de la preservación a largo plazo?

• ·         Contribuye a mantener respaldo de los documentos

• ·         Sirve para la seguridad de los documentos

¿A cuáles tipos de soporte es aplicable la preservación a largo plazo?

• ·         Documento electrónico

• ·         Documentos digitales

VALORACION DOCUMENTAL

Consiste en la etapa de tratamiento archivístico donde se realizan acciones de análisis y también se determinan los valores primarios y los valores secundarios de las series documentales, definiendo los tiempos de la transferencia, accesibilidad, conservación y también abarca la eliminación total de los documentos.  

BENEFICIOS

• ·         Contribuye a facilitar el manejo de los documentos

• ·         Permiten la correcta administración

• ·         Aseguran la conservación de los documentos

• ·         Contribuye a controlar la producción y el trámite de los documentos

• ·         Ayudan a facilitar la organización de los documentos 

DISPOSICIÓN FINAL

Consiste en realizar acciones de selección dirigidas a los documentos en cualquier fase del ciclo vital, encaminadas a  su conservación de manera temporal, permanente o su eliminación de acuerdo a lo registrado en los instrumentos archivísticos  TRD y TVD.

Las etapas de la disposición final son:

• ·         La conservación total
• ·         La eliminación de los documentos
• ·         La selección de documentos
• ·         La microfilmación o digitalización

 Beneficios

• ·         Hace posible mantener control sobre grandes cantidades de documentos
• ·         Determinar el destino final de los documentos

Integrantes:

Luisa Fernanda Pérez Moreno

Ruth Pedraza Martínez

Luz Marina Tascón

Ficha: 1904051 Tecnólogo en Gestión Documental