Clases de expedientes en la Gestión Documental

 

TIPOS DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante un proceso de digitalización.

EXPEDIENTE VIRTUAL

Conjunto de documentos relacionados con un mismo tramite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero que pueden ser gestionados archivisticamente, hasta que sean unificados mediante procedimientos tecnológicos seguros.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Conjunto de documentos electrónicos

Indice Electrónico

Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada de acuerdo con la metodología reglamentada para tal fin.

Foliado electrónico 

Asociación de un documento electrónico a un indice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

EXPEDIENTE HÍBRIDO

                                                                          

Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos o electrónicos, que a pesar de estar separados, forman una sola unidad documental por razones del tramite o la actuación.

EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITAL IZADO

Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante un proceso de digitalizacion.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de principios y políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo, orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento.